Być albo nie być dobrym managerem – zarządzanie rutyną

Istnieje jeden wyznacznik dobrego managera i jest nim umiejętność zarządzania. Wiele osób źle pojmuje tę rolę i wyobraża sobie, że wystarczy chwalić lub karcić swoich pracowników; że kluczową rolą jest popychać osoby do „wykorzystania swojego potencjału”, a wszystko zrobi się samo.

Tak postępuje zwykły manager. A jak postępuje i w jaki sposób zarządza DOBRY manager?

Rutyna największym sprzymierzeńcem

Skuteczność zespołu da się osiągnąć poprzez regularne, częste ewaluowanie działań i wyznaczanie osiągalnych celów. Nie trzeba żadnego pracownika wyjątkowo popychać do działania, jeśli zawsze wie on doskonale, jakimi działaniami ma się zająć. Zatem najlepszym sposobem na zarządzanie jest proces oparty o rutyny: dzienne, tygodniowe, miesięczne czy nieregularne.

1. Poranna lub wieczorna odprawa

Ta metoda najlepiej się sprawdzi w zespołach, w których obserwuje się dużą zmienność działań z dnia na dzień. Podczas porannej odprawy manager omawia, z całym działem lub z konkretną osobą, mierzącą się z trudnościami z planowaniem (bo osobistymi problemami też manager musi się zająć!), zadania na dany dzień pracy. To okazja do podziału obowiązków, podzielenia się z podwładnymi wynikami firmy z poprzedniego dnia, a także uczulenia na obecne problemy.

Z kolei wieczorem można wprowadzić podsumowanie, podczas którego zarządzający omówi projekty wykonane w minionych kilku godzinach i ustali, co należy zrobić w następnych. Oczywiście, ta rutyna nie nada się w zespołach, które pracują na długich procesach, a ich wykonanie zajmuje więcej, niż jeden dzień.

2. Tygodniowa odprawa

Spotkanie przy tablicy to świetna rutyna dla działów zajmujących się skomplikowanymi zadaniami. Polega ona na sprawdzeniu, czy i jak udało się zrealizować wszystkie plany; a kiedy coś nie wyszło, można przeprowadzić dyskusję z całym zespołem, by odnaleźć problem lub wymyślić inny sposób podejścia do tematu. Nowe pomysły wdrażamy w kolejnym tygodniu.

W działach sprzedaży warto co tydzień przeprowadzić proces czyszczenia lejka. Chodzi o to, aby pracownicy nie poświęcali czasu na Klientów, którzy praktycznie na pewno nie skorzystają z naszej oferty. Zadaniem managera powinno być wskazanie takich (nie)potencjalnych szans i wyeliminowanie ich z listy zadań do zrobienia.

3. Miesięczna rutyna

Te zależą w zasadzie od profilu firmy czy działu. Na pewno warto regularnie organizować ogólnozespołowe burze mózgów, podczas których zbierzemy kilka pomysłów na nowe kampanie, przygotujemy się do osiągnięcia konkretnych celów lub do rozwiązania problemów.

Dobry manager wręcz musi zarządzać w oparciu o rutynę!